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中小企业采购管理的缺陷与应对策略

引言:随着生产规模和市场范围的扩大,中小企业采购管理的复杂性和必要性日益提高,采购管理逐渐成为中小企业经营管理的重要组成部分。中小企业通过实施有效的计划、组织与控制等采购管理活动,合理选择采购方式、采购品种、采购批量、采购频率和采购地点,以有限的资金保证经营活动的有效开展。可以在降低企业成本、加速资金周转和提高企业经营质量等方面获得改进。然而,许多中小企业对采购管理的重要性认识不足,认为采购就是拿钱买东西,对采购管理的忽视使中小企业的生产成本增加,再加上交货速度迟缓,很大程度上削弱了企业的竞争力。采购成本是物品成本与采购过程中所消耗的各项费用之和,采购成本直接影响企业的利润和资产回报率,影响企业的资金回笼速度。一些由采购管理落后所引发的问题,已经在一定程度上拖了,企业快速发展的后腿,抑制了采购人员创造性的发挥,增加了产品成本,客观上难以吸引高级人才进入企业的采购部门,制约了中小企业的快速发展。

 

一、中小企业采购管理缺陷解析

 

(1)观念滞后,对采购部门重视不够

 

观念是行为的先导,无论对个人还是组织都是如此。由于历史的惯性和环境的作用,中小企业在采购管理中存在着“重销售,轻采购”的观念。由于中小企业职业经理人在管理观念上对采购这一重要活动存在的偏见和轻视,使得我国多数中小企业采购部门的定位不准确。根据美国哈佛商学院著名战略学家迈克尔·波特的价值链分析方法,采购与销售一样,是企业价值链中同等重要的基本增值活动。而在许多中小企业中,职业经理人都是重视如何把产品销售出去,忽视对采购环节的管理,采购依然只是生产环节的一个附属职能。许多中小企业职业经理人都会认为,采购部门是花钱的。没有树立采购部门是公司利润源泉的思想,不知道或者没有理解通过采购管理的提升可以实现产品的差异化。可以让采购部门与研发和生产部门协同配合,可以让产品创新得以实现。

 

(2)采购缺乏计划性,采购流程模式僵化

 

中小企业根据顾客订单进行产品设计,组织原材料采购和生产,受企业规模、销售额、资金的限制,企业采购较为谨慎,采购方式比较原始、零散,无法获得规模采购带来的效益。单次采购往往数量少、批次多。许多中小企业没有明确的采购计划,缺乏对采购需求的分析和对供应商的培养采购上随意性很大。企业内部各部门之间缺乏必要的沟通与衔接。所有的采购都是急性的,从采购需求提出到原料入库的期限很短,其结果就是采购部门整天在疲于奔命地买东西,根本没有时间做详细的市场调查,企业职业经理人却弄不清采购部门整天忙忙碌碌的在干什么。目前,我国中小企业的采购流程普遍存在以下问题:一方面,采购流程从订单开始,涉及供应、仓储、财务、质量检验和生产、销售、运输等各部门,将采购职能分割由不同部门完成,既缺乏系统筹划、又导致手续繁琐,工作效率低下。另一方面,各部门本位主义严重、站在各自的立场考虑问题,信息互不沟通,从而影响采购决策的正确性。第三,采购监控不到位,出现采购监控盲点,部门之间推诿扯皮、责任不清、冲突频繁发生,影响企业工作效率。

 

(3)采购成本较高

 

据有关资料统计,在典型的企业成本构成中,采购成本一般大于60%。人工支出(工资、福利费等)约为20%,管理费用约为15%,而利润仅为5%左右。因此,采购成本构成了企业生产成本的主体,也是中小企业成本控制中最富有价值、最有可能取得成本控制成效的部分。以一个采购成本占总成本60%、利润率为5%左右的企业为例,只要将采购成本降低5%,其利润率就可以增加至11%。中小企业采购成本高的原因主要有以下几个方面:一是企业采购货品品种多、批量少,采购周期不固定,无法像大型企业集团一样享受购买折扣或者折扣较少,增加了采购成本。二是一些企业根据经验和对市场原材料价格上涨的预期,对于可能出现紧缺的原材料往往在销售和生产旺季到来之前大量采购。而原材料供应商往往对市场变化更加敏感,会伺机调整价格或者要求采购企业使用现金进行兑付。而中小企业由于自身实力的原因,采购资金有限,很多时候要通过赊销的方式缓解资金周转困难的局面。在这种情况下,许多中小企业只好支付高额的利息通过贷款或其它融资渠道借贷资金进行采购,从而增加企业的采购成本,进而造成产品成本和产品价格的提高,使产品在市场上的竞争力被削弱。三是中小企业采购管理体制不完善,生产管理水平也不如大企业那样“精密”。无法实现“零库存”管理。由于中小企业对原材料价格变化的承受能力较差,因此许多企业采用大量采购的方法来降低价格波动对自己的影响,而这样却造成库存增加,库存管理成本增加。

 

(4)采购策略不明确,供应商关系管理较差

 

在企业物资采购活动中,根据采购物品的价值、采购周期、供应商类型等的不同,所采用的采购策略也是不同的,目的是利用最小的成本采购到保质保量的物品,以保证生产的需要。首先,采购人员缺乏战略采购意识,认为拿钱就可以买到东西,把采购仅仅看做是与供应商之间简单的买卖关系,只注重谈判、比价、压价,没有与供应商建立长期、稳定和深层次的合作关系。采购过程中对供应商的扶持以及通过采购建立双赢的合作伙伴关系更是无从谈起。其次,中小企业由于采购周期不固定、采购批量小、采购资金不充裕,再加上一些企业有意逃避债务造成的不良影响,使得许多供应商对其缺乏信任感。再次,许多中小企业由于在供应商的选择、认定、考核和监督等方面缺乏科学有效的标准和程序,导致企业要么长期依赖于某一供应商,要么每次采购都重新选择供应商,增加了采购风险。

 

二、中小企业采购管理应对策略提炼

 

(1) 制定合理的采购计划

 

一般说来,企业制定采购计划,是为了达到以下目的:首先,预测所需物品的数量和时间,确保物品的及时供应。其次,配合生产活动,确保采购适当的物品来满足生产的需要。最后,减少库存,降低库存费用,不必要的库存等于浪费。库存实际上是一种闲置的资源,不仅不能在生产经营中创造价值,反而会占用资金,增加公司的成本。库存会造成大量资金的沉淀,影响公司资金的正常运转,同时还会增加市场风险,给公司的经营造成不利影响。

 

企业年度采购计划一般由使用部门拟订,然后提交企业相关部门审核,经审批后下达给各基层部门执行,一般情况下不允许变更。采购计划作为采购管理运作的第一步,其制定得是否合理、完善,直接关系到整个采购活动的成败。采购计划就是根据市场需求、企业的生产能力和采购环境等因素来确定采购的时间、采购的数量、以及如何开展采购作业等内容。

 

除了按年度正式编制的采购计划以外,还有由于临时生产的调整或其它原因而编制的临时采购计划。临时采购计划一般不如年度采购计划规范,它强调的是采购计划的简单性、灵活性和及时性。由于物品的采购价格一般较低,使用数量不易确定,而且比较容易从市场上获得,因而临时采购计划是年度采购计划的补充和完善。虽然临时采购计划处于从属的地位,但是对于在紧急情况下确保公司生产用料的持续供应也具有重要的作用。

 

(2)规范日常采购行为,严格审批手续

 

中小企业可以编制采购操作手册,规范日常采购行为。把采购作业过程分成若干步骤,每个步骤应该怎样做,要达到什么要求,应该留下什么记录,都分别做出具体的规定。要规定采购人员的权限范围。采购人员独当一面地工作,在一定范围内有主动权、决策权是理所应当的。这样也有利于调动采购人员的积极性和提高工作效率;但是如果对采购人员的权利不加以限制也是不行的,这样容易造成采购人员滥用权力,产生道德风险,甚至给企业造成较大的损失。企业可以对采购人员的权利尤其是财务权利做出规定,例如能够自主支配资全的数量、住宿、旅行、送礼、请客的标准等,都要做出具体合理的规定。

 

建立请示汇报制度。当作业过程中出现一些超出采购人员权限范围的情况,采购人员应该请示主管人员,不能够自作主张。要向全体采购人员公开规定,在采购活动的一些关键环节,例如签订合同、改变原有的作业程序、作业指标等,一定要向采购部门或相应的主管人员请示汇报。

 

(3)优化采购流程,提高业务效率

 

业务流程运作效率的高低会对企业竞争力形成直接的影响,中小企业由于采购成本在生产成本中所占比例较高,所以受到的影响也较大。一般来说,传统的采购业务流程是生产部门根据生产计划提出所需采购的物品,然后由采购部门编制物品采购计划,还要经过各部门及高层职业经理人的审批,才能向供应商发出订单。由于流程较长,涉及的部门和人员较多,往往会出现脱节、效率低下、甚至互相推诿的现象。在现代市场竞争中,企业要向管理要效益,传统的采购流程已不适应现代企业高效运营的要求。企业应以互联网和现代信息技术为基础,在适应企业自身战略发展要求的前提下,建立采购支持平台,通过采购业务流程的重组来不断提升采购活动的效率。


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